Waar zit uw geld vast? In debiteuren, voorraad of betalingstermijnen?
Een bedrijf kan winst maken en toch een tekort aan liquide middelen hebben.
De omzet stijgt. Klanten kopen. De winst- en verliesrekening ziet er gezond uit. Toch voelt de bankrekening krap aan. Leveranciers moeten betaald worden. De btw moet binnenkort betaald worden. De salarissen moeten uitbetaald worden. De voorraad moet aangevuld worden. Een grote klant is te laat met een factuur.
Dan komt de vraag die elke eigenaar liever niet stelt:
Als het bedrijf winstgevend is, waar blijft het geld dan?
Het antwoord is vaak niet dat de winst is verdwenen. Het geld kan vastzitten in de operationele cyclus. Het is terechtgekomen in onbetaalde facturen, voorraad die in de schappen blijft liggen, of een tijdsverschil tussen het moment waarop klanten betalen en het moment waarop leveranciers betaling verwachten.
Je hebt geen complex financieel model nodig om het probleem te vinden. Een gestructureerde analyse van 20 minuten kan al laten zien waar het geld naartoe gaat, zodat je kunt bepalen wat je als eerste moet aanpakken.
Winst en geld zijn niet hetzelfde.
Stel je voor dat je bedrijf deze maand voor €50.000 aan producten verkoopt. Je verstuurt de facturen vandaag. Vanuit boekhoudkundig oogpunt kan die omzet al in je resultaten zichtbaar zijn.
Maar als klanten 60 dagen de tijd hebben om te betalen, zijn de inkomsten al gegenereerd voordat het geld binnenkomt.
In de tussentijd kunnen leveranciers binnen 30 dagen betaling verwachten. Personeel moet nog steeds betaald worden. Huur wordt nog steeds van de bankrekening afgeschreven. BTW-termijnen wachten niet tot uw klanten hun openstaande bedragen hebben voldaan.
Dat betekent dat een winstgevende verkoop nog steeds op korte termijn tot liquiditeitsproblemen kan leiden.
Winst meet de economische prestaties. Cashflow meet de timing en liquiditeit.
Een bedrijf heeft beide nodig. Winstgevendheid zonder liquiditeit kan gevaarlijk worden. Liquiditeit zonder winstgevendheid is niet houdbaar.
Veel liquiditeitsproblemen ontstaan wanneer een bedrijf groeit. Groei klinkt positief, en dat is het meestal ook. Maar groei vereist vaak meer voorraad, meer personeelstijd, meer aankopen bij leveranciers en meer krediet aan klanten. Als de inkomsten later binnenkomen dan ze uitgaan, kan elke nieuwe verkoop de druk verhogen voordat het banksaldo verbetert.
Daarom zou de eerste vraag niet moeten zijn: "Zijn we winstgevend?" De betere vraag is:
Waar wordt het geld bewaard voordat het op de bankrekening terechtkomt?
In veel kleine en middelgrote bedrijven ligt het antwoord op een van de volgende drie plaatsen:
klantvorderingen
inventaris
Betalingstermijn tussen klanten en leveranciers
Debiteuren kunnen winstgevende verkopen omzetten in liquiditeitsproblemen.
Debiteuren zijn bedragen die klanten u verschuldigd zijn voor reeds verstuurde facturen. Ze lijken vaak onschuldig omdat ze als activa in de boekhouding worden opgenomen. In de praktijk kunnen ze echter een van de grootste valkuilen voor de liquiditeit van een bedrijf vormen.
Een verkoop met een betalingstermijn van 60 dagen dekt niet de salarissen van vandaag. Een te late factuur betaalt de leverancier van morgen niet. Een grote openstaande klantenschuld kan de winst- en verliesrekening er sterk uit laten zien, terwijl de bankrekening zwak blijft.
Debiteuren worden een liquiditeitsprobleem wanneer:
Klanten doen er langer over om te betalen dan verwacht.
De betalingsvoorwaarden zijn te genereus.
facturen worden te laat verzonden
geschillen worden te laat opgemerkt
De opvolging is inconsistent.
Een of twee grote klanten zijn verantwoordelijk voor een groot deel van het openstaande saldo.
Het probleem is niet alleen wanbetaling. Veel facturen worden uiteindelijk wel betaald. De druk ontstaat door de wachttijd.
Wat te controleren bij debiteurenbeheer
Begin met een overzicht van openstaande vorderingen. Dit rapport groepeert onbetaalde facturen op basis van hoe lang ze al openstaan.
Kijken naar:
totaal openstaande vorderingen
facturen die nog niet vervallen zijn
facturen die 1 tot 30 dagen te laat zijn betaald
facturen die 31 tot 60 dagen te laat zijn betaald
facturen die meer dan 60 dagen achterstallig zijn
de vijf grootste openstaande klantensaldi
Stel vervolgens eenvoudige vragen.
Groeit het aantal achterstallige facturen sneller dan de omzet? Zijn het steeds dezelfde klanten die te laat betalen? Zijn er oude facturen waar niemand actief achteraan gaat? Zijn de betalingsvoorwaarden duidelijk op elke factuur? Worden facturen direct na levering of voltooiing verzonden?
Een bedrijf kan vaak zijn kaspositie verbeteren zonder meer te verkopen, door de reeds verdiende winst te innen.
Een kleine verandering kan een groot verschil maken.
Stel dat de maandelijkse omzet € 80.000 bedraagt en klanten doorgaans na 60 dagen betalen. Dan staat er ongeveer twee maanden aan omzet open in debiteurenadministratie. Als het bedrijf de gemiddelde incassotijd verkort van 60 naar 45 dagen, kan een aanzienlijk bedrag aan contanten terugvloeien naar de bank.
Dat vereist geen agressieve incasso. Het kan volstaan met snellere facturering, duidelijkere voorwaarden, beleefde herinneringen vóór de vervaldatum en een snellere afhandeling van geschillen.
Het doel is niet om goede klanten oneerlijk onder druk te zetten. Het doel is om te voorkomen dat ze per ongeluk financiering ontvangen.
In voorraden kan contant geld onopgemerkt verborgen zitten.
Voorraad is een andere veelvoorkomende bron van winstverlies. Producten in de schappen kunnen waardevol zijn, maar ze leveren pas geld op als ze verkocht worden en de klant betaalt.
Dit geldt met name voor bedrijven die goederen importeren, producten fabriceren, winkels runnen, onderdelen leveren of seizoensgebonden voorraad aanhouden. De inkoop van voorraad vereist vaak contant geld voordat de inkomsten binnenkomen. Als de voorraad langzaam omloopt, blijft het geld weken of maanden vastzitten.
Voorraad kan geld vastzetten wanneer:
De aankopen zijn gebaseerd op optimisme in plaats van op vraag.
Langzaam lopende artikelen worden niet beoordeeld.
De minimale bestelhoeveelheden zijn te hoog.
Seizoensproducten worden te vroeg gekocht.
De veiligheidsvoorraad is te ruim.
Verouderde voorraad blijft in het systeem staan tegen de volledige waarde.
Een magazijn of opslagruimte kan er vol en gezond uitzien, terwijl de bankrekening leeg aanvoelt.
Wat te controleren in de inventaris
Begin met een voorraadlijst op basis van de waarde van de artikelen. Sorteer de lijst van hoogste naar laagste totale waarde. Bekijk vervolgens eerst de artikelen met de hoogste waarde.
Stel voor elk belangrijk item de volgende vraag:
Hoeveel eenheden zijn er op voorraad?
Hoeveel eenheden worden er gemiddeld per maand verkocht?
Hoeveel maanden voorraad hebben we?
Wanneer is dit artikel voor het laatst verkocht?
Is dit product nog steeds actueel?
Zouden we deze hoeveelheid vandaag opnieuw kopen?
Die laatste vraag is veelzeggend. Als het eerlijke antwoord nee is, kan het zijn dat de aandelen geld opslokken dat het bedrijf elders hard nodig heeft.
Je hebt geen perfect voorraadbeheersysteem nodig om te beginnen. Zelfs een globale analyse van de 20 meest verkochte artikelen kan al aantonen waar je onnodig geld kwijt bent.
Snel en langzaam verkopende aandelen vereisen verschillende beslissingen.
Niet alle voorraad is een probleem. Snelverkopende artikelen ondersteunen de verkoop. Het gevaar schuilt in overbevoorrading, een slechte productmix en vergeten artikelen.
Het is handig om de voorraad in drie groepen te verdelen:
Voorraadgroep | Wat het betekent | Contante vraag |
Snel bewegende aandelen | Wordt vaak verkocht en regelmatig aangevuld. | Zijn nabestelhoeveelheden verstandig? |
Langzaam lopende aandelen | Verkoopt af en toe, maar legt geld vast. | Kan de aankoop worden verminderd of gepauzeerd? |
Verouderde voorraad | Wordt zelden verkocht of voldoet niet meer aan de vraag. | Moet het met korting worden aangeboden, gebundeld, geretourneerd of afgeschreven? |
Het doel is niet om de schappen leeg te halen. Het doel is om voldoende voorraad te hebben om klanten te bedienen, zonder dat de voorraad een stille kostenpost wordt.
Soms is de beste manier om de cashflow te verbeteren niet door meer te verkopen, maar door minder van de verkeerde producten in te kopen.
De timing van betalingen kan een gat creëren, zelfs als alles normaal lijkt.
De derde valkuil voor contant geld is het tijdsverschil tussen betalingen van klanten en betalingen van leveranciers.
Dit kan zelfs problemen opleveren wanneer klanten volgens afspraak betalen en leveranciers geen buitensporige eisen stellen. Het probleem zit hem in de volgorde.
Bijvoorbeeld:
Je koopt goederen van een leverancier met een betalingstermijn van 30 dagen.
Je verkoopt die goederen aan een klant met een betalingstermijn van 60 dagen.
Je betaalt de leverancier voordat de klant jou betaalt.
Je betaalt ook personeelskosten, huur, btw en andere bijkomende kosten.
Het bedrijf kan winst maken op de verkoop, maar moet het tekort wel financieren.
Deze kloof wordt groter naarmate de omzet groeit. Meer omzet betekent meer aankopen, meer btw die wel maar nog niet is betaald, meer lonen en meer debiteuren. Als de betalingsvoorwaarden niet op elkaar aansluiten, kan groei de behoefte aan werkkapitaal vergroten.
Waarop te letten bij de timing van betalingen
Vergelijk drie fundamentele tijdsperioden:
Meeteenheid | Gewone betekenis | Waarom het belangrijk is |
Betaaldagen voor klanten | Hoe lang duurt het voordat klanten betalen? | Langere perioden vertragen de geldstroom. |
Voorraadbewaring dagen | Hoe lang blijft de voorraad liggen voordat deze wordt verkocht? | Langere perioden binden geld vast in producten. |
Betalingstermijnen van de leverancier | Hoe lang duurt het voordat u leveranciers betaalt? | Kortere periodes verhogen de liquiditeitsdruk. |
Voor een eerste beoordeling heb je geen exacte verhoudingen nodig. Schat de benodigde tijd in.
Als de voorraad 45 dagen blijft liggen, klanten vervolgens 45 dagen nodig hebben om te betalen en leveranciers binnen 30 dagen betaling eisen, kan het bedrijf ongeveer 60 dagen aan activiteiten financieren voordat het geld terugkomt.
Dat is de werkingscyclus in eenvoudige bewoordingen.
Een tijdsverschil is niet altijd een crisis.
Een timingverschil betekent niet dat het bedrijf faalt. Veel gezonde bedrijven hebben er een. De vraag is of het verschil wordt begrepen en of er voldoende middelen beschikbaar zijn.
Als het verschil voorspelbaar is, kun je er rekening mee houden in je planning. Als je het negeert, leidt het vaak tot stress vlak voor de btw-aangifte, loonbetalingen of betalingen aan leveranciers.
Belgische bedrijven moeten ook extra goed letten op de timing van de btw-betalingen. De btw die van klanten wordt geïnd, kan tijdelijk op de bankrekening blijven staan, maar is geen beschikbare winst. Als dat geld wordt gebruikt voor voorraad of achterstallige betalingen, kan de volgende btw-betaling pijnlijk worden.
Beschouw btw als tijdelijk aangehouden geld, niet als reservegeld.
Een review van 20 minuten om de grootste geldval te vinden.
Het doel van deze analyse is niet om alles in één keer op te lossen. Het is om te achterhalen waar het geld waarschijnlijk vastzit.
Stel een timer in op 20 minuten. Gebruik de meest recente rapporten als u die hebt. Zo niet, gebruik dan de best beschikbare informatie en verbeter de nauwkeurigheid later.
Besteed 5 minuten aan debiteurenbeheer.
Open de lijst met openstaande vorderingen.
Schrijf het volgende op:
totaal onbetaalde facturen
totaal achterstallige facturen
grootste klant met betalingsachterstand
oudste onbetaalde factuur
facturen met geschillen of ontbrekende gegevens
Markeer vervolgens de klant of factuur die als eerste aandacht nodig heeft.
Als een groot deel van het geld vastzit in onbetaalde facturen, vormen debiteuren waarschijnlijk het eerste knelpunt.
Besteed 5 minuten aan de inventarisatie.
Open de inventarislijst of loop door het magazijn.
Identificeren:
voorraadartikelen met de hoogste waarde
artikelen met een voorraad voor meer dan drie maanden
producten die recent niet verkocht zijn
Seizoensartikelen die mogelijk niet in de verkoop gaan.
voorraad die je niet opnieuw in dezelfde hoeveelheid zou kopen
Als er geld vastzit in producten die niet verkocht worden, is de voorraad waarschijnlijk het eerste knelpunt.
Besteed 5 minuten aan het bepalen van het juiste moment voor de betaling.
Noteer je gebruikelijke tijdsduur.
Gebruik eenvoudige schattingen:
Na hoeveel dagen betalen klanten ongeveer?
Na hoeveel dagen worden leveranciers betaald?
Hoe lang wordt voorraad gemiddeld aangehouden voordat deze wordt verkocht?
Op welke data vallen btw-, loon-, huur- en leningbetalingen?
Controleer vervolgens of grote uitstromen van contant geld plaatsvinden vóór grote instromen.
Als er regelmatig geld wordt uitgegeven voordat het geld van de klant binnenkomt, is de timing van de betaling waarschijnlijk het eerste knelpunt.
Besteed 5 minuten aan het kiezen van de eerste actie.
Kies één actie die je financiële situatie in de komende 7 dagen kan verbeteren.
Goede eerste acties zijn onder andere:
Stuur herinneringen voor achterstallige facturen.
bel de klant met de grootste betalingsachterstand
factuur voltooid, werk direct
Stop met het nabestellen van een product dat langzaam verkoopt.
Retourneer of geef korting op oude voorraad waar dat zinvol is.
Vraag een leverancier naar aangepaste betalingsvoorwaarden.
Bekijk de betalingsvoorwaarden voor nieuwe klanten.
Scheid de btw-opbrengsten van de operationele kasstroom.
Probeer niet alle problemen met het werkkapitaal tegelijk op te lossen. Kies de actie met het duidelijkste effect op de kasstroom.
Wat de symptomen doorgaans betekenen
Financiële druk voelt vaak vaag aan totdat er een oorzaak aan te wijzen is. Deze symptomen kunnen je in de juiste richting wijzen.
Symptoom | Waarschijnlijk een geldval | De eerste plek om te kijken |
De omzet is hoog, maar het banksaldo is zwak. | Vorderingen | Oude klantensaldi |
Het magazijn is vol, maar het geld is schaars. | Inventaris | Langzaam bewegende en waardevolle aandelen |
De data waarop btw- of loonbetalingen moeten worden verwerkt, zorgen voor stress. | Betalingstermijn | Kalender van inkomende en uitgaande stromen |
Groei verergert de druk op de liquiditeit. | Tekort aan werkkapitaal | Klantvoorwaarden, leveranciersvoorwaarden, voorraaddagen |
De winst ziet er goed uit, maar de kaspositie blijft dalen. | Gemengde oorzaken | Debiteuren, voorraad en timing samen |
Veel bedrijven kampen met meerdere problemen. Debiteuren kunnen traag binnenkomen, de voorraad kan te hoog zijn en leveranciersbetalingen kunnen eerder binnenkomen dan klantbetalingen. Toch is er meestal één probleemgebied dat de meeste druk veroorzaakt.
Zoek dat gebied eerst op.
Een betere cashflow begint met beter inzicht.
Geldproblemen worden lastiger als ze verborgen blijven. Een korte wekelijkse evaluatie kan verrassingen voorkomen.
Focus op een paar getallen:
banksaldo vandaag
Verwachte contante inkomsten in de komende 14 dagen
Verwachte uitbetaling in de komende 14 dagen
achterstallige vorderingen
Voorraadartikelen die aandacht nodig hebben
BTW- en loonadministratiedata
Dit vervangt geen financieel advies van een accountant en is geen volledig financieel plan. Het is een praktische gewoonte die het inzicht vergroot. Voor belangrijke beslissingen over financiering, belastingen of herstructurering kunt u het beste overleggen met een gekwalificeerde adviseur die uw bedrijf begrijpt.
De sleutel is om liquiditeitsproblemen niet langer als een mysterie te beschouwen. In de meeste gevallen bevindt het geld zich ergens specifiek. Het zit vast in openstaande vorderingen. Het zit in de voorraad. Het is een vicieuze cirkel tussen betalingstermijnen van klanten en deadlines van leveranciers.
Als je eenmaal weet waar het geld vastzit, wordt de volgende stap duidelijker.
Volg de juiste facturen op. Pas de juiste voorraadbestellingen aan. Heronderhandel over de timing. Bescherm de btw-opbrengsten. Plan op basis van de werkelijke operationele cyclus.
Een winstgevend bedrijf zou niet hoeven te gissen waar het geld naartoe is gegaan. Het zou de weg van verkoop naar bankrekening moeten kunnen traceren en vervolgens het punt kunnen opsporen waar het geld vastloopt.
Opmerkingen